Что такое система 5С и шаги её реализации мы рассматривали раньше в статье «Система 5С, сложности в простом» . Здесь речь пойдет о проблемах, или скорее «тонкостях» реализации системы на производстве и в офисе.

    Приняв решение реализовать систему 5С на своем предприятии, многие сталкиваются с тем, что проект по реализации  начинает «буксовать» уже на первом этапе. Как показывает практика можно выделить следующие причины неудачного старта:

1.      Проект внедрения 5С имеет низкий приоритет среди других задач.

   Как правило, реализация системы начинается с обучения персонала и очень часто руководители, организуя обучение, сами «забывают» посетить это обучение. Уже  на этом этапе формируется разное понимание принципов системы, а у сотрудников появляется ощущение отвлеченности руководства. Очень часто дальнейшая ситуация выглядит так:

- реализация 5С, в свободное от основной работы время, но, к сожалению, времени не хватает даже для основной работы;

- на совещаниях не уделяется время вопросам реализации системы;

- отсутствует надлежащий контроль над выполнением мероприятий.

Все это ведет к тому, что сотрудники не придают значения внедрению 5С и проект по внедрению на этом завершается.

2.             Ответственным за реализацию системы 5С назначается сотрудник, не имеющий достаточно полномочий и ресурсов.

   Кто реализует систему 5С, один специалист или предприятие. Поручить эту работу отдельному руководителю, как правило, это заместитель по развитию и потом спрашивать результат, самый популярный способ внедрения системы 5С. Как правило, собственных ресурсов и административного ресурса, такой специалист не имеет, но  теоретически может пользоваться ресурсами предприятия, только процесс получения этих ресурсов, долог, труден и не способен поддержать необходимый темп реализации системы.

3.      Применение системы 5С на предприятии не эффективно.

   Эффективность системы 5С не однозначна для различных видов деятельности и операций. Для деятельности с большим количеством ручного труда, это и повышение производительности, и качество и сокращение НЗП. Возьмем предприятия, где процесс поддерживается оборудованием. Кроме порядка и внешнего вида результатов практически нет. Если это было целью, хорошо, если нет, проект ждет неудача. Часть предприятий строят свою производственную систему на основе 5С, отдавая дань моде, хотя для них применение 5С не эффективно. Самый яркий пример, это металлургия. Для предприятий, где эффективность процессов поддерживается оборудованием, логично строить производственную систему на основе ТРМ (Total productive maintenance), но берется система 5С и …

4.      Сопротивление сотрудников.

   Применимость системы 5С универсальна, так же  похожи мнения большинства сотрудников относительно 5С на производстве и в офисе. В основном мнения звучат так:

- «Это у нас работать не будет»;

- «Нам навязывают неудобные методы работы»;

- «Из нас хотят сделать роботов»;- «Нам и так работы хватает,  у нас нет на это времени»;

- «Скоро все уляжется, все забудут про 5С»;- «И без 5С всё хорошо, все удобно».

   Такие мнения справедливы, когда происходит слепое, без понимания сути,  следование принципам системы 5С. Это происходит потому, что люди не владеют достаточным количеством информации, а любое новшество в работе не всегда по душе.

5.      Ошибки в реализации.Приведем список распространенных ошибок в реализации системы 5С:

- Попытка навести порядок, а не устранить потери;

- Реализация 5С силами выделенных сотрудников, без рабочих или с их минимальным участием;

- Массовая реализация по шагам «Сегодня все проводим сортировку».

   Примеров ошибок в реализации системы 5С много. Так на промышленном предприятии, сортируя оснастку сборочного участка на нужное и не нужное, работники руководствовались тем, что система 5С требует наведения порядка по принципу «все размещено параллельно и  перпендикулярно». Итогами такой сортировки явились отправленные в металлолом оснастка сложной геометрической формы и оснастка на редко изготавливаемую продукцию, которую не смогли идентифицировать. Когда у производства появился заказ на эту продукцию, а нужной оснастки не оказалось,  коллективом единогласно было принято решение: «Во всем виновата система 5С». Есть примеры, когда офисные работники, реализуя принципы 5С  для «галочки», убрали со столов все кроме мониторов и этот порядок сделали стандартом. Перед проверкой выполнения стандартов им приходилось складывать в багажники автомобилей «лишние» канцелярские принадлежности и документы, а после проверки заносить обратно в офис.

   Да, восторга у сотрудников такая система 5С вызывает мало, и мнения типа: «Без 5С всё хорошо», - справедливы, но есть и положительная практика.

   Если отойти от работы и посмотреть на наш быт, то очевидным станет то, что практически каждый из нас знает  и успешно применяет принципы 5С в повседневной жизни. У большинства из нас дома все предметы рассортированы: нужные находятся дома, ненужные – на даче или в гараже. Принцип рационального размещения тоже широко применяется: тарелки стоят по размерам, нет одежды в шкафу для посуды. И уборку мы делаем регулярно, определив требуемый уровень чистоты, а не ждем, пока все зарастет пылью.  Мы на уровне интуиции применяем рациональный здравый смысл организации пространства,  что является основным принципом системы 5С.  Система 5С получила широкое распространение в силу простоты понимания и простоты применения. Базируется она  только на принципах здравого смысла, а не на стремлении все подписать и разложить «параллельно и перпендикулярно».

   Как, реализуя систему 5С, получить результат со знаком «+», а не «-»? Давайте разбираться. В целом успех реализации системы в первую очередь зависит от позиции руководства и отношения людей, вовлеченных в проект. Внедрение системы 5С требует от руководителя значительных усилий.

   Если Вы руководитель, то дайте понять сотрудникам, что задача по реализации 5С крайне важна, важна для благополучия компании и сотрудников. Включите в повестку совещаний вопрос о ходе реализации 5С и не забывайте оставлять время на освещение этого вопроса. Практика внедрения инструментов бережливого производства показывает, что коллектив, как правило, состоит из 5% оптимистично настроенных сотрудников и 5%  пессимистично настроенных, а 90% сотрудников сохраняют нейтралитет.  Так вот, 90% нейтрально настроенных сотрудников примут сторону оптимистов, если руководство будет участвовать в  процесс реализации системы 5С, осуществлять контроль, а проект по реализации имеет статус оной из стратегических целей компании. Если проект по реализации 5С оставить без контроля, то 90% нейтральных сотрудников примут сторону пессимистов, а оптимисты почувствуют, что их усилия напрасны и в результате займут крайне негативную позицию не только в отношении системы 5С, но и  к любым новшествам.

   Если Вы сотрудник или участник проекта реализации, то система 5С направлена, в том числе и на облегчение Вашей работы. Да, на первый взгляд может показаться, что такое утверждение из  разряда лозунгов и «хитрых» манипуляций руководства, но это не так. Задача, которую решает система 5С, это повышение отдачи от конкретного рабочего места, но достигается это за счет организации удобного, эффективного и безопасного рабочего места. Если задуматься, работа и корпоративная культура, хотим мы этого или нет, занимают не малую часть нашей жизни. Реализация системы 5С позволяет сделать эту часть качественней. Система 5С позволяет сконцентрировать усилия на выполнении полезных действий, сократив до минимума случайные действия и потери времени. Также 5С позволяет поддерживать порядок без существенных усилий, а работать в чистоте всегда приятно. Как следствие у Вас появляется возможность работать эффективнее, т.е. работать лучше, а не больше.

   Часто приходится слышать: «Сотрудник делает свою работу каждый день и знает, как удобнее всего выполнять эту работу». Да знает, но, во-первых – не всегда делает, как знает, во-вторых – в работе всегда есть потери, которые в силу привычки или сложившихся традиций мы не анализируем. Эти потери могут быть  явными и скрытыми. Скрытыми потери называются потому, что мы не обращаем на них  внимания и не придаем им значения, а в устранении этих потерь заложен огромный потенциал улучшений процесса работы. Система 5С позволяет устранить или существенно сократить скрытые потери на рабочем месте. Следовательно, только сотрудник может организовать свое рабочее пространство таким образом, чтобы процесс, который осуществляется в этом пространстве, протекал с наибольшей эффективностью. Поэтому  реализацией 5С на своем рабочем месте должен заниматься именно сам сотрудник. 

   Чтобы избежать ошибки, внедряя систему 5С, очень важно сфокусировать своё внимание на процессе, который выполняется на рабочем месте, понять функции и задачи рабочего места. Результатом реализации системы 5С должно быть улучшение процесса. Важно принимать решения на каждом этапе реализации с позиции: «Как это позволит улучшить процесс работы?».

   Система 5С – это не только метод организации рабочих мест, а даже новая корпоративная культура и активное участие руководства жизненно необходимо для становления этой культуры. Необходимо регулярно контролировать ход реализации этапов системы и поощрять персонал за активное участие в реализации. 5С это инструмент, повышения эргономики, но если без понимания сути следовать принципам системы, то мы скорее навредим, чем облегчим работу.  Не бывает плохих или хороших инструментов, просто надо понимать их назначение и умело ими пользоваться.